江西服装学院科技产业处部门会务制度管理细则
（试行）
第一章 总则
第一条 目的与依据
为规范江西服装学院科技产业处（以下简称“本处”）各类会议的组织与管理，提高会议效率与质量，保障会议决策的科学性、民主性和执行力，促进部门工作的有序开展，依据学校相关管理规定，结合本处工作实际，特制定本制度。
第二条 适用范围
本制度适用于本处组织召开或承办的各类内部工作会议、专项研讨会、项目评审会、协调会、学习会、接待会以及与校内其他部门、校外单位（企业、机构等）的正式会晤等。
第三条 基本原则
精简高效原则： 严格控制会议数量、规模和时间，提倡开短会、讲短话、求实效。
规范有序原则： 会议组织、召开、记录、落实等环节均应规范操作，确保流程清晰、责任明确。
民主集中原则： 充分发扬民主，广泛听取意见，在民主讨论基础上实行科学决策。
务实求真原则： 会议议题应紧扣工作实际，聚焦重点难点问题，力戒形式主义。
节约环保原则： 厉行节约，合理控制会议成本，倡导无纸化会议，减少资源浪费。
第二章 会议分类与组织
第四条 会议主要类型
处务例会： 定期召开（如每周/每两周），由处长或指定负责人主持，全体人员或相关人员参加。主要内容：传达上级精神、通报重要情况、总结部署工作、协调解决问题、进行内部学习交流等。
专项工作会议： 根据特定项目、任务或议题需要临时召开。由分管处领导或项目负责人主持，相关责任人参加。主要内容：研究专项工作推进方案、解决专项问题、进行决策咨询等。
项目评审/论证会： 针对科研项目立项、结题验收、成果鉴定、平台建设等组织的评审会议。邀请校内外专家参加，按学校规定程序组织。
对外联络协调会： 与校内其他职能部门、学院或校外合作单位（企业、科研机构、政府部门等）进行的业务洽谈、合作对接、问题协调等会议。
学习培训/务虚会： 组织政策法规学习、业务技能培训、工作经验交流或战略发展研讨等。
紧急会议： 因突发事件或紧急任务需要临时召开的会议。
第五条 会议发起与审批
各类会议原则上由处长或分管处领导根据需要提议发起。专项工作会议可由相关科室负责人提出申请，经分管处领导同意后发起。
涉及重要决策、跨部门协调、大额经费使用或需要邀请校外重要人员的会议，需报处长审批。
会议发起人/主办科室应明确会议主题、目的、议程、时间、地点、参会人员范围及初步预算（如需）。
会议审批通过后，方可进入具体筹备阶段。
第三章 会前准备
第六条 会议通知
会议主办科室负责拟定会议通知，明确会议名称、时间、地点、议题、议程、参会人员、会议要求（如准备材料）、联系人及联系方式等。
会议通知应至少提前1-3个工作日（常规会议）或尽可能提前 （紧急会议）通过部门办公系统、工作群、邮件或电话等方式发出，确保通知到位。重要会议需进行参会确认。
议题材料应提前至少1个工作日 发送给参会人员，以便充分阅读和思考。
第七条 材料准备
会议主办科室负责准备或督促相关责任人准备会议所需材料，包括但不限于：
1.会议议程；
2.背景资料、数据、报告草案；
3.议题说明（含问题现状、建议方案、需讨论决策点）；
4.上期会议议定事项落实情况（如适用）；
5.签到表、记录本（或电子记录工具）；
6.投影、音响等设备调试（技术保障）；
7.材料内容应准确、精炼、重点突出。
第八条 会场布置与服务
会议主办科室负责落实会场（会议室），并提前布置：
1.检查设备（投影仪、话筒、音响、网络、灯光）运行正常；
2.准备必要的文具、茶水等；
3.摆放席位卡（重要会议）；
4.保持会场整洁、安静；
5.根据需要安排专人负责签到、引导、设备操作、茶水服务等。
第四章 会中管理
第九条 会议纪律
准时参会： 参会人员应按时到达会场，不得无故迟到、早退。因故不能参加者，需提前向会议主持人请假，并告知会议主办科室联系人。
专注高效： 会议期间关闭或静音手机，集中精力参与讨论，不做与会议无关的事情。
有序发言： 发言应紧扣议题，观点明确，言简意赅。尊重他人发言，避免打断。主持人应有效引导讨论，控制发言时间，确保会议按议程进行。
遵守保密： 涉及保密内容的会议，参会人员必须严格遵守保密规定，不得泄露会议讨论情况及未公开的决策信息。
第十条 会议主持
会议主持人由处长、分管处领导或会议发起人担任，负责：
1.宣布会议开始，介绍议题和议程。
2.引导发言，控制会议节奏和时间。
3.维持会场秩序和纪律。
4.归纳讨论要点，引导形成共识或决策。
5.明确议定事项、责任人和完成时限。
6.宣布会议结束。
第十一条 会议记录
会议主办科室指定专人（通常为科室成员或处内行政人员）负责会议记录。会议记录应准确、完整、客观、清晰，重点记录：
1.会议时间、地点、主持人、记录人、出席/列席/缺席人员；
2.会议议题及议程；
3.主要发言观点、讨论要点；
4.形成的决议、决定、共识（需明确表述）；
5.明确的行动项：具体任务、责任主体、完成时限；
6.需要进一步跟进或向上级汇报的事项；
提倡使用电子化方式进行记录（如录音笔辅助、电脑记录），提高效率和准确性。
第五章 会后落实
第十二条 会议纪要
会议记录人员应在会议结束后1-2个工作日内整理形成正式的《会议纪要》草案。
《会议纪要》应突出会议核心成果（决议、决定、行动项），语言精练，格式规范。
《会议纪要》草案需提交会议主持人审阅、修改、定稿。
定稿后的《会议纪要》由主持人签发（或经授权后由主办科室负责人签发），并通过部门办公系统、邮件或工作群等方式，在会议结束后3个工作日内 发送给全体参会人员及相关部门/人员（如需）。
第十三条 议定事项督办
会议形成的决议、决定和明确的行动项是会后落实的核心。
会议主办科室（或处内指定的督办人员，如处办公室）负责建立《会议议定事项督办台账》。
督办责任：将行动项分解到具体责任人；明确各项任务的完成时限；定期跟踪各项任务的进展状态（如：未开始、进行中、已完成、受阻）；对临近或超期未完成的任务进行提醒和催办；及时向处领导汇报重要事项的落实情况及遇到的困难。
在后续相关会议（如下次处务例会）中，应通报前期会议议定事项的落实情况。
第十四条 材料归档
会议主办科室负责会议资料的整理与归档。
归档资料应包括：会议通知（或审批单）、会议议程、会议材料（会前发放及会上使用）、会议签到表、会议原始记录（或录音备份）、正式签发的《会议纪要》、议定事项落实情况报告（如重要任务完成后的报告）。
归档应完整、及时，便于日后查阅。电子文档和纸质文档应按规定进行备份和保存。
第六章 会议保障与纪律
第十五条 会议保障
处办公室（或综合科）负责部门公共会议室的日常管理、设备维护保养。
会议主办科室负责其主办会议的具体保障工作，如需使用公共资源（如学校大型会议室、专用设备），应提前向相关部门申请。
会议经费（如专家评审费、场地费、必要的工作餐费等）需按学校财务规定预算、审批和报销。
第十六条 会议纪律监督
参会人员应自觉遵守会议纪律。会议主持人有责任维护会议纪律。
对于无故缺席、迟到、早退、扰乱会议秩序等行为，会议主持人可进行提醒或批评。
因个人原因未能按时完成议定事项的责任人，需说明原因，并承担相应责任。严重者纳入部门工作考核。
第七章 附则
第十七条 解释权
本制度由江西服装学院科技产业处负责解释。
第十八条 试行与修订
本制度自发布之日起试行。
在试行过程中，将根据实际执行情况和反馈意见进行修订和完善。修订需经处务会讨论通过。
第十九条 生效日期
本制度自2025年6月**日起生效。
附件1：会议通知模板
附件2：会议签到表
附件3：会议记录模板
附件4：会议纪要模板
附件5：会议议定事项督办台账
